• 2020-06-17 09:00
  • 2020-06-18 09:00
  • 2020-06-23 09:00
  • 2020-06-25 09:00

Microsoft Teams

Webbinarieserie : Vägen till ett lyckat införande av Microsoft 365

Ni som funderar på hur ett lyckat införande av Microsoft 365 ska göras på ett kontrollerat och hållbart sätt. Här kommer vår best practice i fyra steg. Vi vänder oss främst till CIO, IT-chef, verksamhetsutvecklare och andra befattningshavare som har Teams och Microsoft 365 på sin agenda med målet att uppnå en bättre digital förmåga inom sin organisation.

1. Ta kontroll på Teams

    - utan att låsa ner

Anmälan till den 17 juni kl 09.00

Teams sprider sig fort bland alla användare och med det flyttas stora mängder information in i Teams. Eftersom Teams hanterar alla former av affärsprocesser så bör man betrakta Teams som ett affärssystem. Det blir allt viktigare att ta kontroll på Teams innan mängden ostrukturerad information accelererar och blir ohanterlig. 

Innan man släpper på Teams för alla användare är det viktigt att man har kontroll på Microsoft 365 när det gäller:

- Skalskyddet 
- Licenserna
- Klienterna
- Hur Teams ska hanteras och förvaltas

Förutom uppenbara säkerhetsrisker är det viktigt att gå igenom ovanstående för att användarna ska få en så bra upplevelse som möjligt när de börjar använda Teams!"

 

2. Effektiva samarbeten

    - få ut mera av att jobba tillsammans

Anmälan till den 18 juni kl 09.00

Att komma i gång med Teams innebär att man inför ett nytt arbetssätt som skiljer sig från det som vi är vana vid från email och gemensamma filer. Det finns en stor potential för alla användare att få ut mera av sin arbetsdag genom att använda Teams. För att skapa de positiva effekterna krävs det att verksamheten driver ett förändringsprojekt med tydliga mål och syften. Att bara släppa på Teams leder inom kort till att användarna upplever Teams som ostrukturerat och otydlig.

Dorite har tagit fram en metodik om hur man kommer i gång med effektiva samarbeten med Teams. Det handlar om att definiera Teams och de andra tjänsterna i Office 365 samt utifrån de interna arbetsprocesserna införa ett gemensamt synsätt och arbetssätt. Dorites metodik har inspiration från Lean genom att fokusera på ordning och reda samt att vara så transparent som möjligt i det dagliga arbetet. 

 

3. Dokumenthantering

    - ordning och reda på dokument och filer

Anmälan till den 23 juni kl 09.00

När man har kommit i gång med Teams så skapas det fort stora mängder information i Teams. Det är dock inte en hållbar lösning eftersom mängden information kommer att öka exponentiellt i takt med att användarna börja använda Teams för fler och fler arbetsflöden inom och utom organisationen. För att bibehålla någon form av kontroll och ordning i Teams krävs det en aktiv och fungerande livscykelhantering av informationen. 

Dorite har tagit fram en koncept för hur användare  effektivt kan livscykelhantera information i Teams och SharePoint. Genom tydliga roller och ansvar samt med enkel hantering av filer så är det möjligt att spara mycket tid och få bättre ordning och reda bland arbetsfiler och giltiga utgåvor

 

4. Automation och analys

   - ökad produktivitet med PowerPlatform

Anmälan till den 25 juni kl 09.00

I och med att Teams lanseras så flyttas många processer och arbetsflöden in i Teams. Det gör det enklare att alla i teamet får en överblick över problem eller andra avvikelser som hanteras i de olika kanalerna. För att det ska vara möjligt att se trender och andra mönster måste man dock fånga data på ett mer strukturerat sätt än att bara posta inlägg, chatta eller dokumentera i tex OneNote eller i Word. 

Dorite har en metodik för att kartlägga information som ligger till grund för datadriven analys och uppföljning. Genom att publicera appar med PowerApps till olika användarkategorier gör man det enklare att fånga viktigt information strukturerat. Informationen kan sedan analyseras med Power BI för att snabbare kunna se trender och mönster och där med effektivare driva ett förbättringsarbete. Genom att informationen struktureras är det även möjligt att bygga flöden som automatiskt utför åtgärder beroende på typ av ärende eller problem som har identifierats.